Digitala familjen

I Ronneby kommun har vi en digital familj som avlastar våra medarbetare från administrativa, monotona och tidskrävande arbetsuppgifter. Resultatet innebär att våra medarbetare får mer tid för de kvalitativa arbetsuppgifterna och kan finnas ännu mer i personliga möten med brukare, kunder, klienter, elever med flera där de behövs och gör skillnad.

Från vänster Len@, SAM, Barnie, BerIT, Ronney, Bosse, caRMenziTa och HaRry som alla ingår i Ronneby kommuns digitala familj.

I Ronneby kommun strävar vi hela tiden efter att använda rätt resurser till rätt saker. Som en del i detta arbetar vi kontinuerligt med att identifiera de administrativa arbetsuppgifter i verksamheten som är återkommande och tidskrävande. Automation kan vara ett sätt att effektivisera och frigöra tid vilket varit framgångsrikt i flera av våra verksamheter.

Den digitala familjen består av digitala medarbetare som arbetar i flera olika verksamheter men som alla har gemensamt att de frigör tid så att vår personal kan arbeta med mer värdeskapande arbetsuppgifter där deras kompetens behövs bättre. Ofta är det ett samarbete mellan oss människor och den digitala medarbetaren som i vissa verksamheter arbetar på natten och förbereder underlag tills dess att handläggare börjar jobba.

Den digitala familjen innebär en ökad tillgänglighet och service i form av ytterligare en kontaktväg in men ersätter inte det mänskliga mötet som också finns kvar. Däremot blir det mer tid för personalen att finnas i personliga möten med brukare, kunder, klienter, elever med flera där de behövs och kan göra skillnad. 

Läs gärna mer om våra digitala medarbetare i texten nedan.

Barnie hanterar förskoleansökningar och placeringar på Utbildningsförvaltningen.

Barnie

Barnie är Utbildningsförvaltningens nya digitala medarbetare som kommer att avlasta verksamhetens handläggare med det administrativa arbetet med förskoleansökningar och placeringar. Idag är den manuella hanteringen av ansökningarna väldigt tidskrävande.

En gång i veckan kommer Barnie att gå igenom alla inkomna ansökningar och ge förslag till ansvariga rektorer på placering för den sökande.

BerIT, vår digitala medarbetare på IT-enheten.

BerIT

IT-enhetens digitala medarbetare BerIT är en chatbot som är ytterligare en väg in för kommunens anställda att ta kontakt med IT-enheten och där medarbetarna kan ställa sina IT-relaterade frågor genom att chatta. När BerIT lanserades hade hon lärts upp med svaren på de vanligaste frågorna som kommer in till IT-enheten. BerIT är stundtals rätt mänsklig eftersom hon inte kan allt utan hela tiden lär sig nya saker precis som vi människor gör.

En styrka med BerIT är att hon finns tillgänglig för de verksamheter som är tillgängliga 24/7 där de ges möjlighet att få svar på frågor även under kvällar och helger. Skulle det vara något hon inte kan svara på så kan hon hjälpa till att lägga ett ärende direkt till teknikerna på IT för snabbare hantering.

Bosse

Bosse

Bosse arbetar på Vård- och Omsorgsförvaltningen med att avlasta både personalen i verksamheten och i Bemanningsenheten med vikarietillsättningar. Sedan Bosses införande får enheterna lättare och snabbare svar på sina beställningar som kan göras dygnet runt.

caRMenziTa säkerställer att Miljötekniks projektredovisning blir rätt

caRMenziTa

På Miljöteknik kommer caRMenziTa att bokföra personalens tider på rätt projekt och säkerställer därmed att all projektredovisning blir korrekt. Detta var tidigare en arbetsuppgift som utfördes av ekonomiavdelningen som nu får tid över till annat.

HaRry

HaRry

Personalenhetens digitala kollega HaRry registrerar automatiskt alla godkända scheman från utbildningsförvaltningen direkt in i Personal- och lönesystemet. Tidigare var detta en arbetsuppgift som tog mycket tid, både för de anställda, chefen och för HR.

Genom att inrapporteringen av schemalagd arbetstid sker på ett enhetligt sätt via ett digitalt formulär så underlättar det för medarbetaren att göra rätt. Istället för att medarbetare på Personalenheten manuellt ska registrera ca 900 scheman så gör HaRry nu detta löpande så fort ett nytt schema godkänts.

Len@

Len@

Len@ arbetar på Vård- och Omsorgsförvaltningen med hanteringen av resursfördelning för hemtjänst. Detta var tidigare ett manuellt och mycket tidskrävande arbete. Processen utförs en gång i månaden.

Ronney

Ronney

Ronney är kommunens första digitala medarbetare. Ronney arbetar på Arbete- och välfärdsförvaltningen med ekonomiskt bistånd, både när det gäller återansökningar och nyansökningar och genomför även flera kontroller. Ronney avlastar våra handläggare med det administrativa arbetet från det att en person ansöker om ekonomiskt bistånd tills dess att pengarna betalas ut. Ronney fattar aldrig några beslut utan detta görs alltid av våra handläggare.

Processen innebär ett samarbete mellan Ronney och handläggare där Ronney arbetar på natten med att förbereda en massa uppgifter som sedan är klara tills dess att handläggarna börjar på morgonen och tar vid.

Genom att automatisera vissa av handläggarnas återkommande arbetsuppgifter så har Försörjningsenheten minskat sina handläggningstider. De har även kunnat omfördela sina resurser på enheten med ett ännu större fokus på att få ut personerna som ansöker i egen försörjning.

Ronney har blivit känd i hela Sverige genom de tre lyckade projekt vi genomfört.

Sam

SAM

SAM är en avatar som möter våra invånare och besökare när de kommer in i vårt stadshus. Just den här lösningen är vi först ut med i Sverige och den har fått ett enormt stort nationellt fokus.

SAM avlastar Medborgarservice med att hantera anmälan av besök och att guida en person till något av våra konferensrum. Det är valbart att antingen prata eller skriva med SAM.

SAM är ytterligare en del i vår digitaliseringsresa och kommer att göra oss ännu mer tillgängliga för de som besöker oss och kommer bli ett komplement till våra medarbetare i Medborgarservice som kommer att finnas kvar.