Inför sammanträdet
Här finns kort information om kallelse, utskick och vad du ska tänka på inför ett sammanträde.
Kallelse
Som ledamot och ersättare i kommunfullmäktige, nämnd eller bolagsstyrelse kallas du till respektive sammanträde. I kallelsen framgår var och när sammanträdet äger rum. I kallelsen finns även en förteckning över alla ärenden som ska behandlas på sammanträdet, en så kallad dagordning. Ordföranden bestämmer och ansvarar för vilka ärenden som ska tas upp på dagordningen och i vilken utsträckning handlingar som tillhör ett ärende på dagordningen ska bifogas kallelsen.
Kallelse till kommunfullmäktiges sammanträden skickas ut senast en vecka före sammanträdesdagen och kallelse till nämndernas/bolagsstyrelsernas sammanträden
senast fem dagar före sammanträdesdagen.
Utskick av sammanträdeshandlingar
Kallelsen och övrigt underlag i de ärenden som ska behandlas får du i de flesta fall tillgång till via kommunens läsverktyg för handlingar, Ciceron Assistent.
Även beslutsunderlag till ett sekretessärende distribueras i Ciceron Assistent, men med strikt begränsad behörighet. Enbart behöriga kan komma åt handlingarna genom att identifiera sig med BankID inne under mötesbilden.
De flesta handlingar som du får utskickade inför ett sammanträde är arbetsmaterial, alltså inte upprättade eller inkomna och därmed inte allmänna handlingar. Detta innebär att de inte får lämnas ut till allmänheten. En handling blir upprättad när beslutet som rör de specifika handlingarna är justerat.
Kontakta alltid i första hand nämndens eller styrelsens sekreterare om du inte kommer åt handlingarna.
Att tänka på före sammanträdet
Det är bra om du kan informera redan före sammanträdet gällande:
Ronneby kommuns styrdokument Riktlinjer för sammanträde och protokoll Länk till annan webbplats. gäller för alla kallelser och övriga utskick inför nämndernas sammanträden, samt protokoll.
Ronneby kommuns styrdokument Riktlinjer för tjänsteskrivelser och beslutsunderlag Länk till annan webbplats. gäller för tjänsteskrivelser och beslutsunderlag som ligger till grund för beslut i kommunstyrelse och övriga nämnder.